Theorie versus praktijk: waar zit de kloof?
Modellen zijn ontworpen om te helpen, maar kunnen in de praktijk juist een barrière vormen als zij:
- niet aansluiten bij de volwassenheid van de organisatie;
- overnemen wat in theorie moet in plaats van wat in praktijk werkt;
- onvoldoende ruimte laten voor cultuur, gedrag en communicatie;
- niet goed zijn ingebed in besluitvorming en lijnstructuren.
Ook wordt vaak vergeten dat het introduceren van een best practice géén bevestiging van de status quo is. Het vraagt om andere werkwijzen, ander gedrag en vaak ook een andere mindset. Wie dat negeert, loopt het risico dat een model strandt in symbolisch gebruik.
Een aanpak die wél werkt: in zes stappen
Hieronder vindt u een stapsgewijze aanpak om projectmanagementmethoden op een praktische en effectieve manier te implementeren. Elk niveau vormt de basis voor het volgende; als stappen worden overgeslagen of te veel versimpeld, leidt dat vaak tot weerstand of het aanpakken van slechts de symptomen in plaats van de oorzaak.
Stap 1. Neem tijd voor bewustwording van de huidige aanpak
Een effectieve verandering begint met een holistische analyse van hoe projecten momenteel worden aangepakt; zowel de harde als de zachte kant:
- Hoe worden plannen gemaakt?
- Hoe worden beslissingen genomen?
- Hoe is de samenwerking tussen opdrachtgever, projectleider, team en lijn?
- Waar zitten blinde vlekken, spanningen of automatismen?
Maak hiervoor gebruik van interviews, projectreviews of groepsgesprekken. Betrek daarbij ook HR, projectmanagement, lijnmanagers en teamleden. Zorg tevens dat u het volledige plaatje ziet: van planningsstructuur tot vertrouwen, van rolduidelijkheid tot communicatiecultuur.
Stap 2. Creëer urgentie en gedeeld eigenaarschap
Pas als de huidige situatie voldoende in beeld is, kunt u samen vaststellen wat er nodig is:
- Waar lopen wij in vast?
- Wat kost ons tijd, frustratie of geld?
- Welke kansen blijven liggen?
Betrek sleutelspelers uit de hele organisatie. Zo ontstaat draagvlak en bewustzijn dat het gaat om een gezamenlijke ontwikkelopgave, niet om een trucje voor projectmanagers.
Stap 3. Begin bij de basis: productgericht plannen
Een effectieve projectaanpak begint bij duidelijkheid over het beoogde eindresultaat:
- Wat moeten wij opleveren?
- Wat moet het eindproduct kunnen of doen?
- Hoe ziet de toekomstige situatie eruit voor de organisatie of klant?
Werk in deze stap met productgerichte plannen, waarin het eindresultaat wordt uitgewerkt in tussenproducten (zoals ontwerpen, besluiten of implementaties). Dit geeft grip op scope, tijd en kwaliteit. Pas als dit fundament staat, kunnen andere processen zoals risicomanagement, kwaliteitsbewaking of resourceplanning doelgericht worden toegevoegd.
Stap 4. Bouw verder met passende processen en structuur
Hebben teams de basis onder de knie? Dan kunt u, stapsgewijs, processen uit methoden als PRINCE2, PMBOK of AgilePM toevoegen, afgestemd op:
- de projectgrootte;
- het type verandering;
- de volwassenheid van het team;
- en de mate van onzekerheid of politieke gevoeligheid.
Let op: niet alles hoeft tegelijk. Denk modulair: wat voegt nu waarde toe?
Stap 5. Integreer met de organisatiepraktijk
Laat de aanpak niet zweven, maar haak aan op bestaande processen:
- Sluit aan op lijnplanning en besluitvorming.
- Verbind met HR-cycli (denk aan beoordeling van projectleiders).
- Koppel projectgovernance aan MT-overleggen of portfoliomanagement.
Zo ontstaat samenhang en voorkomt u dat projecten worden “weggezet” zonder echt eigenaarschap.
Stap 6. Faciliteer leren en gedragsverandering
Een nieuwe aanpak vraagt ander gedrag. Faciliteer dit via:
- training en coaching;
- reflectiemomenten in projecten;
- intervisie of communities of practice.
Zorg dat projectmanagement een vaardigheid én een gespreksonderwerp wordt in de organisatie. Niet alleen wat men doet, maar vooral hoe en waarom.
Van model naar werkelijkheid: een voorbeeld uit de praktijk
Bij Evides werkt een ervaren team aan middelcomplexe projecten met een goed gedefinieerd projectmanagement raamwerk. Toch leefde binnen het team de ambitie om hun prestaties verder te verbeteren in termen van tijd, geld, kwaliteit én benefits. In plaats van een standaardtraining te organiseren, koos het team voor een andere aanpak: samen onderzoeken wat écht nodig was. Via een uitgebreid intaketraject met diverse (key) stakeholders kregen wij scherp zicht op de huidige werkwijzen, overlegstructuren, rollen, successen en knelpunten. Daarmee ontstond een compleet en eerlijk beeld van de situatie.
Op basis daarvan ontwikkelden wij een maatwerkprogramma waarin alle workshops direct aansloten op de praktijk van het team. De nadruk lag niet op extra theorie, maar op het versterken van de basis: productgericht plannen, samenwerken met de opdrachtgever en eigenaarschap binnen het team. Tijdens het programma ontstond iets bijzonders: het team nam steeds meer eigenaarschap over de eigen werkwijze. Niet omdat dat 'moest', maar omdat het logisch en motiverend voelde. Het programma gaf houvast én ruimte om te groeien. Precies wat nodig was.
Hoe weet u of het werkt? Meten van opbrengst en effect
De invoering van een projectaanpak binnen projectmatig werken is geen doel op zich. Het moet leiden tot concrete voordelen. Maar hoe stelt u vast of dat ook echt gebeurt? Zorg voor een evaluatieaanpak op drie niveaus:
1. Projectniveau: zijn wij succesvoller in projecten?
Meet onder andere:
- Het percentage projecten dat binnen tijd, scope en budget oplevert;
- De kwaliteit van eindresultaten (bijv. via klantfeedback of reviews);
- Het aantal escalaties of wijzigingen t.o.v. oorspronkelijke planning;
- De tevredenheid van opdrachtgever en team.
2. Organisatieniveau: draagt projectmanagement bij aan onze doelen?
Stel vragen als:
- Worden strategische initiatieven sneller of beter gerealiseerd?
- Zijn rollen, governance en besluitvorming duidelijker?
- Is de projectportfolio beter in balans en uitvoerbaar?
Gebruik portfoliomanagementrapportages of jaarreviews als meetmoment.
3. Gedragsniveau: verandert ons gedrag en onze samenwerking?
Gebruik onder andere:
- 360°-feedback op projectleiders en opdrachtgevers;
- Observaties in stuurgroepen of projectteams;
- Lerende evaluaties of teamreflecties.
Zo krijgt u zicht op zaken als eigenaarschap, communicatie en besluitvaardigheid, de zachte factoren die het verschil maken.
Belangrijk: meten is niet straffen, maar leren. Gebruik de inzichten om te verbeteren, niet om te controleren.
Tot slot: projectmanagement als hefboom voor verandering
Wilt u dat projectmanagement écht werkt? Dan begint het niet bij een model, maar bij bewustwording, dialoog en een gedeeld beeld van wat er beter kan. Van daaruit kunt u stap voor stap bouwen aan een werkwijze die past, werkt en blijft. Projectmanagement is geen los proces, maar een hefboom voor verandering. Wie het goed inzet verandert niet alleen projecten, maar de organisatie zelf.
Wilt u met uw team of organisatie praktisch aan de slag met projectmanagement dat wél werkt? Neem gerust contact op door te bellen naar 030-2211987 of neem een kijkje op onze pagaina over incompany trainingen.
