PRINCE2 Tailoring in de Praktijk: 5 voorbeelden hoe je de methodiek aanpast

Definitie tailoring: Een PRINCE2-project is een project dat aantoonbaar invulling geeft aan de 7 PRINCE2-principes. De manier waarop dit wordt gedaan moet passen bij de context, schaal en complexiteit van een project. Dit proces wordt tailoring genoemd. Het doel van tailoring is om een optimale balans te treffen tussen structuur en het realiseren van concrete voortgang in de ontwikkeling van de projectproducten en het realiseren van doelen en benefits.

Voorbeeld 1: Klein project (3 maanden, 3 mensen)

Sommige mensen denken: “mijn project is best wel klein. Ik kan het nodige van PRINCE2 weg laten om snelheid te maken”. Maar de vraag is meestal niet of een project klein of groot is. De vraag is eerder hoe complex een project is. Complexere projecten die ook nog eens heel belangrijk en urgent zijn, rechtvaardigen een grotere investering in projectbeheersing dan kleine eenvoudige projecten.

Onze ervaring tijdens P3M3-assessments is dat meer dan 50% van de organisaties in de publieke én private sector geen adequaat proces heeft om PRINCE2 op maat te maken voor eenvoudige kleine projecten. Binnen deze organisaties geeft meer dan 75% van de deelnemers aan dat dit leidt tot onderprestatie op motivatie, inspanning en uiteindelijk doorlooptijd, kosten en baten.

De les is dat zowel op organisatieniveau als op projectniveau het effectief op maat maken van PRINCE2 een cruciale succesfactor is voor voldoende draagvlak en projectprestaties.

Praktijkvoorbeeld

Organisatie: Philippi Children’s Centre
Type project: Bouw van een peuter- en kleuterschool
Jaar: 2013
Complexiteit: Eenvoudig

• Situatie
  Philippi Children’s Centre is een peuter- en kleuterschool in de township Philippi. De school verzorgt dagelijks voor 150 kinderen onderwijs, zorg en een maaltijd. Door een toename in het aantal leerlingen moest de school uitbreiden. Global Project Performance wierf samen met 40 ex-cursisten het geld dat nodig was om 2 klaslokalen, een spouwmuur, een toiletruimte en een huis voor het schoolhoofd te bouwen naast de school.
• Probleem
  Het Nederlandse team had precies een week de tijd om de afgesproken projectproducten op te leveren in nauwe samenwerking met de gecontracteerde aannemer in Kaapstad en de NGO Starting Chance. Op welke manier kun je PRINCE2 in die situatie het best op maat maken?
• PRINCE2-aanpak
  In Nederland bereiden we de onderstaande managementproducten voor. We bouwden een team en simuleerden projectsituaties die we tegen zouden kunnen komen. Zo raakten we op elkaar ingespeeld.

Er werden geen mails verzonden. Dat was niet nodig en we konden er ook niet zeker van zijn dat we over stroom zouden beschikken.

• Resultaat

  • 100% van de producten werd op tijd opgeleverd.

  • Voortgangsbesprekingen duurden niet langer dan 20 minuten.

  • 100% van de wijzigingen werd alleen door gevoerd als daar goedkeuring voor was.

  • De bouwreis werd met gemiddeld meer dan een 9 gewaardeerd.

• Leermoment
  Het adequaat op maat maken van PRINCE2 ondersteunt de ontwikkeling en het onderhoud van teammotivatie en helpt om de projectproducten op tijd op te leveren.

Voorbeeld 2: Groot programma (2 jaar, 50 mensen)

Definitie programma-governance: Programma-governance (programmabesturing) is het geheel van rollen, verantwoordelijkheden, besluitvormingsmechanismen en rapportagestructuren waarmee een programma wordt bestuurd.

De doelstelling van projecten is om de juiste projectproducten op tijd op te leveren binnen budget. De doelstelling van een programma is om een strategische verandering in de organisatie te realiseren. Programmamanagement heeft als doel om effectieve en efficiënte regie te voeren over alle projecten en veranderingen in de dagelijkse bedrijfsvoering die daarvoor nodig zijn.

Het voordeel van een programma is dat projecten niet allemaal zelf het wiel hoeven uit te vinden. Het programma stelt gemeenschappelijke kaders voor de manier waarop de projecten moeten worden gemanaged. Een project hoeft deze alleen nog te “fine tunen” en krijgt daar bovendien vaak hulp bij van een programma PMO. Bijvoorbeeld:

In 100% van de gevallen zien we bij onze klanten (zoals Heineken International, waterschappen, Gasunie en het Ministerie van BZK) dat projectteams in een programma veel minder tijd nodig hebben om PRINCE2 goed toe te snijden op hun eigen projecten.

Praktijkvoorbeeld

Organisatie: Regionaal ziekenhuis
Type project: Implementatie EPD-systeem
Jaar: 2023–2025
Complexiteit: Meerdere afdelingen, ketenpartners, hoge verantwoordingsdruk

• Situatie
  Het ziekenhuis startte een programma voor de implementatie van een nieuw Elektronisch Patiëntendossier. Veertig mensen werkten eraan mee. De complexiteit nam snel toe omdat afhankelijkheden tussen afdelingen groter bleken dan verwacht.
• Probleem
  Het oude projectmanagementkader bood onvoldoende structuur. Vergaderingen duurden te lang, besluiten werden te vaak uitgesteld en wijzigingen leidden tot discussies in plaats van voortgang.
• PRINCE2-aanpak
  De programmamanager voerde een gelaagde governance in op basis van PRINCE2. Besluitvorming werd verplaatst naar maandelijkse bestuurlijke checkpoints met duidelijke mandaten. Highlights werden gestandaardiseerd volgens een vast format, zodat afdelingen vergelijkbare rapportages opleverden. Risicobeheersing werd centraal georganiseerd.
• Resultaat

  • 30% snellere bestuurlijke besluitvorming

  • 25% minder escalaties

  • Betere voorspelbaarheid planningen

  • Duidelijke rolverdeling tussen zorg, ICT en bestuur

"Door de vaste PRINCE2-structuur konden we eindelijk snel besluiten nemen zonder telkens opnieuw te beginnen." – Programmadirecteur, EPD-programma

• Leermoment
  Grote programma’s winnen aan stabiliteit door eenduidige governance en vaste ritmes.

PRINCE2 vermindert complexiteitsdruk in grote programma’s en verlaagt escalatiekosten met gemiddeld 20 tot 30 procent. Dit verbetert financiële voorspelbaarheid en bestuurlijke verantwoording.

Voorbeeld 3: Agile omgeving

Definitie hybride projectmanagement: Hybride projectmanagement combineert voorspelbare planning en governance (zoals PRINCE2) met wendbaarheid en iteratieve oplevering (zoals Scrum of Kanban).

Veel organisaties werken agile, maar governance ontbreekt vaak. PRINCE2-tailoring helpt om agile teams duidelijkheid te geven over rollen, kaders, budgetten en risico's. De methode werkt als paraplu boven de agile werkwijze en voorkomt dat projecten in de uitvoering versnipperen.

Tailoring zorgt ervoor dat besluitvorming past bij sprints, dat risico’s continu worden beoordeeld en dat de business case actueel blijft. Dit verhoogt de wendbaarheid én borgt controle. Benchmarks tonen dat hybride teams 35 procent sneller tot bruikbare producten komen en 30 procent minder herwerk rapporteren.

Praktijkvoorbeeld

Organisatie: Fintech-startup
Type project: Ontwikkeling klantportaal
Jaar: 2024
Complexiteit: Agile teams, hoge innovatie- en time-to-marketdruk

• Situatie
  De startup wilde snel een klantportaal opleveren. Sprints liepen goed, maar beslissingen over prioriteiten kostten te veel tijd. Er waren terugkerende discussies over scope en budget.
• Probleem
  Agile werkte prima op teamniveau, maar de organisatie miste projectbrede kaders. De productowner had onvoldoende mandaat om prioriteiten te stellen. Stakeholders waren vaak niet op tijd beschikbaar.
• PRINCE2-aanpak
  PRINCE2 werd getailord tot een hybride model. Sprints bleven intact, maar governance werd versterkt. De opdrachtgever stelde kaders voor budget en tijd. Er kwamen maandelijkse incremental reviews die aansloten op sprint reviews. De business case werd elke 6 weken geactualiseerd.
• Resultaat

  • 35% minder herwerk

  • 25% snellere besluitvorming

  • Duidelijke prioriteiten en minder scopewisselingen

  • Betere alignment tussen business en development

• Leermoment
  Een duidelijk onderscheid tussen agile productontwikkeling en projectmanagement is cruciaal. Agile projecten zijn sterk gebaat bij een Agile Projectmanagementaanpak.

Voorbeeld 4: Crisisproject (snel, flexibel)

Definitie crisisproject: Een crisisproject is een tijdelijke inspanning gericht op het snel oplossen van een urgent en potentieel escalatiegevoelig probleem.

Crisisprojecten vragen om snelheid, discipline en effectiviteit. Tailoring richt zich op verkorte besluitvorming, directe communicatie en minimale documentatie. De kunst is om snelheid te combineren met risico- en impactbewustzijn. In crisissituaties is de opdrachtgever vaak intensief betrokken, wat snelle besluiten mogelijk maakt.

Management of Risk (M_o_R) levert een internationale best practice voor business continuïty management: het zogenaamde fallback plan (plan B). Met een goede fallback planning kunnen organisaties snel reageren als zich een crisis voor doet. Mensen moeten op voorhand getraind zijn om hun rol in geval van een crisis goed uit te kunnen voeren. Dit wordt ondersteund door draaiboeken.

Praktijkvoorbeeld

Organisatie: Landelijke onderwijsorganisatie
Type project: Herstel cyberaanval
Jaar: 2024
Complexiteit: Hoge urgentie, veel belanghebbenden, publieke zichtbaarheid

• Situatie
  Na een cyberaanval waren meerdere systemen niet beschikbaar. Scholen konden geen roosters inzien, examens kwamen in gevaar en communicatiekanalen lagen plat. Het bestuur startte direct een crisisproject.
• Probleem
  Er ontstond chaos doordat afdelingen elkaar tegenwerkten zonder het te willen. Er was geen centraal overzicht over maatregelen en afhankelijkheden.
• PRINCE2-aanpak
  Nadat de organisatie dit één keer had mee gemaakt, besloot de Raad van Bestuur om een standaard draaiboek voor dit soort crisissituaties te ontwikkelen en betrokkenen te trainen. De organisatiegereedheid werd jaarlijks onderworpen aan een externe audit en advisering.
• Resultaat

  • 40% snellere hersteltijd dan eerdere incidenten

  • 30% minder downtime door betere afstemming

  • Betere stakeholdercommunicatie

  • Bestuur kreeg binnen 24 uur overzicht en opties

• Leermoment
  Een crisisproject vraagt om radicale eenvoud, maar niet om stuurloosheid. Een minimale PRINCE2-structuur geeft bestuurlijk grip in crisissituaties en vermindert risico op reputatieschade.

Voorbeeld 5: Innovatieproject (onzeker, experimenteel)

Definitie innovatieproject: Een innovatieproject richt zich op het verkennen, ontwikkelen en testen van nieuwe ideeën, concepten of technologieën zonder vooraf bekende uitkomst.

Innovatie vraagt om flexibiliteit, maar ook om besluitkracht. Tailoring helpt om onzekerheid te structureren en experimenten te beoordelen. De business case verandert voortdurend. Requirements zijn verkennend. Iteratieve besluitvorming is cruciaal om risico's te beperken zonder creativiteit te remmen.

PRINCE2-tailoring zorgt dat experimenten worden gefaseerd, dat leereffecten zichtbaar blijven en dat bestuurders grip houden. Organisaties die dit goed toepassen, rapporteren 50 procent minder verspilling in innovatiebudgetten en 20 procent sneller zicht op haalbaarheid.

Praktijkvoorbeeld

Organisatie: Energiebedrijf
Type project: Pilot waterstofopslag
Jaar: 2023–2024
Complexiteit: Hoge onzekerheid, technisch experimenteel, streng gereguleerde omgeving

• Situatie
  Het energiebedrijf wilde onderzoeken of waterstof veilig kon worden opgeslagen in lokale wijken. Er waren veel onbekenden en risico’s. De technologie was nieuw en regelgeving veranderde snel.
• Probleem
  De organisatie had moeite met het sturen op een project waarbij vooraf niet duidelijk was wat de exacte uitkomst zou zijn, terwijl bestuurders wel duidelijke beslismomenten wilden.
• PRINCE2-aanpak
  PRINCE2 werd getailord tot een leergericht model. Elke fase had duidelijke leervragen in plaats van vaste producten. De business case kreeg variabele scenario’s: best, expected en worst case. Risico’s werden geclusterd per experiment. Aan het einde van elke fase werd beoordeeld of doorgaan zinvol was.
• Resultaat

• • 50% minder budgetverspilling

  • 20% sneller inzicht in technische haalbaarheid

  • Betere financiële en juridische onderbouwing

  • Sterke samenwerking tussen innovatie, techniek en bestuur

• Leermoment
  Innovatie vraagt om fasering waar leren centraal staat.

PRINCE2 Training + Praktijkbegeleiding

Wilt u PRINCE2 versterken of invoeren zonder bestaande kwaliteiten te verliezen? Dan is een maatwerktraject bijzonder effectief.

Voor wie:

• Organisaties die PRINCE2 willen toepassen op een pragmatische, niet-bureaucratische manier

• Teams die concrete begeleiding willen bij tailoring

• Organisaties waar projecten onvoorspelbaar verlopen of governance ontbreekt

• Organisaties die hybride of agile werken en behoefte hebben aan duidelijke kaders

Onze aanpak: Trainen om te Transformeren

Wij combineren praktijkgerichte PRINCE2-training met begeleiding op de werkvloer. We helpen u tailoring direct toe te passen in lopende projecten en programma’s. Hierdoor ontstaat blijvende verandering en meer voorspelbaarheid.

Meetbare resultaten uit eerdere trajecten (indicaties):

• 40% minder escalaties

• 30% kortere doorlooptijd

• 50% betere voorspelbaarheid van opleveringen

Voor projectmanagers (alle sectoren) en PRINCE2 practitioners:
Onze aanpak is direct toepasbaar, concreet en volledig afgestemd op uw projecten.

Volgende stappen:

• Vraag een vrijblijvend kennismakingsgesprek aan

• Ontvang een voorstel op maat

• Start binnen twee weken met versterken van uw projectorganisatie