Waar komt het imago van bureaucratie vandaan?
Veel organisaties hebben ervaring met projecten die zijn vastgelopen in papierwerk. Er wordt gepland, geëvalueerd, overlegd en opnieuw gepland zonder dat er echte voortgang is. In zulke gevallen ligt het vaak niet aan de gekozen methode zelf, maar aan de manier waarop deze is toegepast.
Projectmethodes zoals PRINCE2, MSP (Managing Successful Programmes), MoP (Management of Portfolios) of AgilePM zijn bedoeld als hulpmiddelen, niet als hindernissen. Toch worden ze soms rigide ingevoerd, zonder gevoel voor context. Dan ontstaat al snel het beeld van “projecten met meer formats dan vooruitgang".
Een ander probleem is dat methodes worden toegepast zonder dat mensen echt begrijpen waarom ze belangrijk zijn. Formulieren worden ingevuld omdat het ‘moet’, niet omdat het iets toevoegt. En zodra iets een verplicht nummer wordt, voelt het als bureaucratie.
Waarde boven papierwerk
De essentie van een professionele projectaanpak is juist dat u gericht werkt aan waardecreatie binnen kaders die ondersteunen, niet belemmeren. Een goede methode zorgt voor:
- Heldere rollen en verantwoordelijkheden, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Sturing op waarde, door steeds te toetsen: levert dit nog op wat we willen bereiken?
- Transparantie, waardoor stakeholders op tijd kunnen bijsturen.
- Beheersing van risico’s, zodat vervelende verrassingen beperkt blijven.
- Reflectie en leren, wat leidt tot continu verbeteren.
Juist in een complexe en veranderlijke omgeving helpt een professionele aanpak om grip te houden én ruimte te geven aan vakmanschap en samenwerking. Denk aan een goede fundering onder een creatief ontwerp: structuur maakt flexibiliteit mogelijk.
Professionalisering als investering in rust, resultaat en vertrouwen
Het opleiden van mensen in project-, programma-, portfolio- of verandermanagement is geen ‘overhead’, maar een strategische investering. Het biedt taal, houvast en richting in situaties waarin belangen botsen, ambities groot zijn en de druk toeneemt.
Voor projectleiders en teams betekent het meer zelfvertrouwen, meer eigenaarschap en betere samenwerking. Voor opdrachtgevers en stakeholders biedt het overzicht, voorspelbaarheid en betere besluitvorming. Voor organisaties als geheel betekent het: beter presteren op verandering én op de dagelijkse operatie zonder dat medewerkers verstrikt raken in procesdenken.
Tot slot: laat u niet tegenhouden door een karikatuur
Iedere methode kan bureaucratisch aanvoelen als u deze dogmatisch (zonder open te staan voor andere opvattingen of argumenten) toepast. Dat is alleen geen reden om het kind met het badwater weg te gooien. Kies weloverwogen, pas aan wat nodig is, investeer in kennis en maak ruimte voor gezond verstand.
Wie het goed aanpakt, ontdekt dat methodisch werken juist ruimte geeft voor resultaat, mensen en continue ontwikkeling.
Wilt u verder praten over wat dit voor uw situatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op voor een verkennend gesprek. Bel naar 030-2211987 of vul onderstaand contactformulier in. Samen kijken we naar een aanpak die past. Bent u op zoek naar een incompany traject? Dan adviseren we u om sowieso om even met ons te overleggen over de mogelijke maatwerkoplossingen binnen incompany maatwerk.
